电子邮箱怎么填写 |靠谱的人是如何写电子邮件的？( 二 )

02

一个常见的应用模板：
如何通过邮件汇报工作进度

平时工作中，我倡导尽可能用电子邮件更新最新进度，这样可以帮你节省大约20%的会议时间——避免开会时，本来是想找问题解决方案，最后却变成跟资深领导汇报最新工作情况。

如果同时有多位资深领导者或老板参与其中，你更需要这么做。

以下是我觉得一封电子邮件应有的样子。

首先，一开头我会交代整体最新进度，然后是内容的进度更新，然后是客户交流（或是与消费者交流）的反馈以及团队进度。

再强调一次，你的主要目的是避免沟通不畅的风险；要把电子邮件写得简短、清楚。

电子邮件的开头供参考：“XXX，你好，我们刚刚结束了核心客户会议，一切进展很顺利，以下是会议上讨论的几个重点。“

内容部分：

可以分成重要发现与重要问题。通常如果有需要的话，列出3～5个重要发现以及几个重要问题就够了。
列出要点，并且使用短句子。重点放在新的和令人兴奋的发现上，重要部分用斜体或粗体来强调。

互动交流：

汇报并非所有领导者都知道的本周互动交流要点。
把重要的客户方对应人员以及你主导的议题仔细思考一遍，个人顾虑、提出的问题、可能的机会各有哪些？

务必时刻谨记领导者想知道什么——不只是这个项目成功与否，你还要提出未来创造其他价值的建议。

团队进度：

这个部分并不是要汇报团队在做什么，尽管汇报这些在项目进展糟糕的情况下会很重要。相反，这里该做的是讨论个别团队成员的强项和发展需求，以及领导者可以做些什么来加速他们的成长。

项目完成后，这个每周一次的进度更新也可以在反馈会议中帮助到你。万一你需要帮忙，也能让你更早引起领导者的注意。

接下来的步骤：

把你希望领导者知道的重要日期和截止日期加进去，提醒他们做记号标记（尽管这些日期早就应该列入他们的日程表），因为你希望他们知道这些日期是第一优先级。

有时候，同时告知助理和领导者接下来的步骤会让你受益。

电子邮件永远使用一致的结构，保持简单明了。向资深领导者保证你每周都会更新进度从而督促自己。坚守这个原则，你的承诺会让你清楚了解自己该怎么做。

我通常会避免深夜写这些电子邮件，而是选择在安静的早晨，或是在必要的休息时间。在很多情况下，进度更新往往有助于促成对顾虑事件的讨论。

此外，从现在开始也要特别留意你写给你同事和朋友的那些简短的电子邮件。

一位资深董事说过，写介绍信时要极力避免口吻太过“像朋友” 。介绍某个熟人给其他人时，特别是一方是你朋友的时候，你的文字和结构很容易变得马虎或随便。

请记得必要的时候，务必在电子邮件中表现出专业风范。