1、“短”，即一般篇幅都比较短小 。
2、“专”，即用途专一，范围特定 。
3、“快”，即成文方便，传递及时 。
4、“多”，即在大量的日常公文中，要属“专用书信”数量多了 。
5、“活”，即公文中的“轻骑兵”，用途灵活，对上、对下，对组织、个人均可使用 。
专用书信和一般书信的区别：
1、专用书信常有标明性质的标题 ， 有的还在标题前加上标题内容的修饰语 。一般书信没有标题 。
2、专用书信的收信人的称谓可写在开头第一行 ， 也有地写在正文之后另起一行顶格，还有地写在正文中 。一般书信的收信人的称谓均写在开头第一行 。
3、不少专用书信，为表示慎重，要在具名处加盖公章 。一般书信除单位写的外，一般不必用章 。
4、从读者对象看：大多数专用书信的读者具有不确定性的特点；而一般书信的读者是相对确定的 。
5、从语体方面看：专用书信的语言基本上采用书面语言；一般书信则要求口语化 。

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